POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES A CARACTÈRE PERSONNEL IDSOFT SAS

IDSOFT, société par actions simplifiée au capital de 30.000 euros, dont le siège social est situé Pelus Plaza Immeuble 1 Hall B, 16 avenue Pythagore 33700 MÉRIGNAC, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Bordeaux sous le numéro 450 655 873, est une société éditrice de logiciels spécialisés dans le secteur immobilier (ci-après « IDSOFT »).

IDSOFT édite des sites Internet idsoft.com ; commentsegenererdescontacts.com ; clubtopinvest.fr et des applications mobiles disponibles sur les stores IOS et Android ayant pour principales fonctionnalités de (i) présenter l’ensemble des solutions informatiques, produits et prestations de services qu’elle propose, et (ii) permettre une mise en contact avec IDSOFT (le « Site Internet »).

IDSOFT procède, dans le cadre de l’exercice de son activité, au traitement de Données à Caractère Personnel des utilisateurs du Site Internet, de ses clients et prospects.

IDSOFT est soucieuse de la protection des Données à Caractère Personnel, et fait ses meilleurs efforts pour garantir le meilleur niveau de protection dans le respect de la réglementation applicable.

La présente politique a pour objet de :

• présenter les mesures techniques et organisationnelles mises en place par   ID SOFT pour garantir un niveau de protection des Données à Caractère Personnel traitées élevé et conforme à la réglementation applicable ;
• documenter sa conformité à la réglementation applicable ; et
• informer les personnes physiques concernées sur les moyens dont elles disposent pour se tenir informées et contrôler le traitement de leurs Données à Caractère Personnel.

Définitions

Pour les besoins des présentes, conformément au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (le « RGPD ») et la loi informatique et libertés du 6 janvier 1978  modifiée :

• le terme « Données à Caractère Personnel » signifie toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après la « Personne Concernée ») ; est réputée être une personne physique identifiée ou identifiable, une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale ;
• le terme « Donnée Sensible » signifie toute information concernant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses, l’appartenance syndicale, la santé ou la vie sexuelle de la Personne Concernée ;
• le terme « Traitement » est entendu comme toute opération ou ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliqués à des données ou des ensembles de Données à Caractère Personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction ;
• le terme « Responsable du Traitement » signifie la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres détermine les finalités et les moyens du Traitement ; et
• le terme « Sous-Traitant » signifie la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des Données à Caractère Personnel pour le compte du Responsable du Traitement.

Principes en matière de traitement des données à caractère personnel

Avant tout Traitement, ID SOFT s’assure que ledit Traitement :

•  repose sur une finalité déterminée, explicite et légitime pour laquelle les Données à Caractère Personnel sont traitées ;
• soit strictement limité à la finalité poursuivie ;
• soit licite pour être justifié par (i) l’exécution nécessaire d’un contrat/licence conclu entre ID SOFT et la Personne Concernée ou des mesures précontractuelles, (ii) une obligation légale, (iii) le consentement préalable de la Personne Concernée, ou (iv) la poursuite d’un intérêt légitime par ID SOFT, pour autant qu’il ne contrevient pas aux droits fondamentaux des Personnes Concernées.

IDSOFT s’assure de l’exactitude et de l’actualisation des Données à Caractère Personnel Traitées.

IDSOFT effectue régulièrement des analyses de ses Traitements et ses procédures de protection des Données à Caractère Personnel, afin de les ajuster et de les compléter pour garantir à ses clients, ses prospects, ses prestataires et utilisateurs du Site Internet le niveau de protection le plus élevé possible eu égard à la réglementation applicable.

Catégorie des données à caractère personnel traitées

Les Données à Caractère Personnel sont notamment collectées lors de (i) la navigation sur le Site Internet, (ii) la communication d’un devis personnel à un prospect, et (iii) la passation d’une commande et/ou la conclusion de tout contrat de licence, de maintenance ou autres prestations de services avec ID SOFT.
Au travers du Site Internet, les Données à Caractère Personnel sont collectées lorsque l’utilisateur complète directement, sur le Site Internet, le formulaire de contact.
Les Données à Caractère Personnel pouvant être collectées par ID SOFT sont le cas échéant :

• civilité, nom, prénom, fonctions et adresse du client, prospect ou utilisateur du Site Internet ;
• et adresse de messagerie et autres coordonnées personnelles de communication des personnes susmentionnées.

Par ailleurs, l’utilisation du Site Internet par tout utilisateur donne lieu à la collecte de données de navigation par le biais de l’utilisation de cookies et adresses IP. ID SOFT recueille également des données statistiques sur l’utilisation du moteur de recherche ou du formulaire de contact. Les statistiques portent également sur des données commerciales.

Aucune Donnée Sensible, au sens de la réglementation applicable, n’est Traitée par ID SOFT.

Finalités du traitement des données à caractère personnel

Le Traitement de Données à Caractère Personnel mis en œuvre par ID SOFT a pour finalités :
a) l’exécution d’une relation précontractuelle ou contractuelle entre ID SOFT et la Personne Concernée :

•  la production/communication de toute documentation d’informations commerciales et/ou techniques relatives aux logiciels ID SOFT et/ou aux prestations de services relatives aux logiciels fournis par ID SOFT, et la1
• production/communication de tout devis établi dans le cadre de l’activité d’ID SOFT ;
• la production, l’exécution, la gestion et le suivi des dossiers, commandes de logiciels, des licences et droits d’utilisation des logiciels édités, et des prestations de services relatives aux logiciels édités par ID SOFT pour chaque client ou prospects d’ID SOFT ; et
• la facturation et son suivi ;

 
b) l’intérêt légitime poursuivi par ID SOFT lorsqu’il poursuit les finalités suivantes :

• la prospection et l’animation dans le cadre de l’activité d’ID SOFT ;
• la gestion de la relation clients et prospects d’ID SOFT ;
• l’organisation, l’inscription et l’invitation aux événements d’ID SOFT le cas échéant, et l’envoi de newsletters et informations, le cas échéant ;
• la connaissance des utilisateurs du Site Internet ;
• les performances du Site Internet ; et
• la sécurisation du Site Internet ;

 
c) le respect d’obligations légales et réglementaires lorsqu’il met en œuvre un Traitement ayant pour finalité :

• la prévention du blanchiment et du financement du terrorisme et la lutte contre la corruption ;
• la facturation ; et
• la comptabilité ;

 
d) le consentement de la Personne Concernée :

• la sollicitation personnalisée.

Durée de conservation des données à caractère personnel

IDSOFT ne conserve les Données à Caractère Personnel que pour la durée nécessaire aux opérations pour lesquelles elles ont été collectées ainsi que dans le respect de la réglementation applicable.
Les Données à Caractère Personnel des clients d’ID SOFT sont conservées pendant toute la période contractuelle et/ou selon le cas, la durée des droits d’utilisation sur un logiciel édité par ID SOFT, et pendant une durée de cinq (5) ans à compter de l’expiration de la relation contractuelle ou de la durée des droits d’utilisation selon le cas.
En matière de comptabilité, elles sont conservées dix (10) ans à compter de la clôture de l’exercice social durant lequel une dernière facture a été adressée à la Personne Concernée.
Les Données à Caractère Personnel des prospects et/ou des utilisateurs du Site Internet sont conservées pendant une durée de trois (3) ans si aucune relation contractuelle n’a été établie entre la Personne Concernée et ID SOFT.

Mesures de sécurité des données à caractère personnel

Afin de garantir la sécurité, la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité, et de protéger les Données à Caractère Personnel Traitées par ID SOFT contre toute destruction, perte, altération ou divulgation non autorisée de ces Données, ID SOFT met en place les mesures de protection suivantes :

• formation du personnel d’ID SOFT à la réglementation applicable en matière de Traitement et de protection des Données à Caractère Personnel ;
• accès limité du personnel d’ID SOFT aux Données à Caractère Personnel ;
• le cas échéant, vérification de la conformité des Sous-Traitants à la réglementation applicable ;
• sécurisation des locaux, du matériel et des logiciels informatiques d’ID SOFT ;
• mise à jour de profils personnalisés et sécurisés, avec notamment l’utilisation de mots de passe répondant à des normes de garantie de sécurité supérieures et modifiés régulièrement ;
• utilisation de systèmes antivirus et de sécurité informatique mis à jour régulièrement ;
• utilisation de différents modes de sauvegarde internes et externes ; et
• mise en place d’une procédure interne pour gérer tout incident, faille ou violation de toute Donnée à Caractère Personnel.

Violation de données à caractère personnel

En cas de violation de Données à Caractère Personnel, ID SOFT notifie, la violation, à l’autorité de contrôle compétente dans les meilleurs délais, et au plus tard dans un délai de soixante-douze (72) heures après en avoir pris connaissance.
Par ailleurs, dans l’hypothèse où la violation serait susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés d’une personne physique, IDSOFT informera la Personne Concernée de la violation de ses Données à Caractère Personnel dans les meilleurs délais, sauf si :

• IDSOFT a mis en œuvre les mesures de protection techniques et organisationnelles appropriées et que ces mesures ont été appliquées aux Données à Caractère Personnel affectées par ladite violation, en particulier des mesures qui rendent les Données à Caractère Personnel incompréhensibles pour toute personne qui n’est pas autorisée à y avoir accès, telles que le chiffrement ;
• IDSOFT a pris des mesures ultérieures qui garantissent que le risque élevé pour les droits et libertés des Personnes Concernées n’est plus susceptible de se matérialiser ;
• et si la communication exigeait des efforts disproportionnés.

Traitement des tiers et transfert de données à caractère personnel

Les Données à Caractère Personnel Traitées sont destinées à ID SOFT, et le cas échéant à ses Sous-Traitants. Les Données à Caractère Personnel Traitées peuvent également être partagées afin de respecter toute obligation légale ou réglementaire.

Aucun transfert de Données à Caractère Personnel vers des pays hors Union Européenne ne sera réalisé par ID SOFT. Par ailleurs, ID SOFT ne revend pas les Données à Caractère Personnel Traitées à des tiers.

Droit des personnes concernées

Dans les conditions définies par la réglementation applicable, les Personnes Concernées disposent des droits suivants, sous certaines conditions :

• accéder aux Données qui les concernent ; ID SOFT devant, sur demande, fournir une copie des Données à Caractère Personnel les concernant ;
• obtenir d’ID SOFT, dans les meilleurs délais, la rectification des Données à Caractère Personnel les concernant qui sont inexactes ou incomplètes ;
• obtenir d’ID SOFT dans les meilleurs délais, l’effacement des Données à Caractère Personnel les concernant ;
• obtenir d’ID SOFT la limitation du Traitement ; et
• recevoir les Données à Caractère Personnel les concernant qu’elles ont fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine, et de transmettre ces Données à un autre Responsable de Traitement (droit à la portabilité des Données à Caractère Personnel).

Lorsque le Traitement est fondé sur le consentement de la Personne Concernée, cette dernière peut, à tout moment, retirer son consentement. Toute Personne Concernée peut également s’opposer à un Traitement basé sur l’intérêt légitime d’IDSOFT en le signalant à cette dernière.

Pour toute information ou pour l’exercice de droits sur le Traitement de Données à Caractère Personnel, il est possible de contacter le Responsable du Traitement au sein d’IDSOFT :

• par courrier électronique à l’adresse suivante : dpo@idsoft.com ; ou
• par courrier signé accompagné de la copie d’un titre d’identité à l’adresse suivante : ID SOFT, à l’attention du Responsable RGPD, Pelus Plaza Immeuble 1 Hall B, 16 avenue Pythagore 33700 MÉRIGNAC.

 
IDSOFT s’engage à traiter l’ensemble des demandes d’informations et d’exercice de droits relatifs aux Données à Caractère Personnel dans les meilleurs délais à compter de la réception de toute demande, et au plus tard dans un délai d’un (1) mois.

Toute Personne Concernée peut à tout moment introduire une réclamation devant la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (la « CNIL ») (Autorité de contrôle en France).

Traitement de données à caractère personnel par ID SOFT en qualité de sous-traitant (sous réserve de toutes conditions particulières convenues avec le client)

Dans le cadre son activité et notamment dans le cadre de la distribution de logiciels créés et édités par ID SOFT en mode Cloud (SaaS), ID SOFT pourra assurer, pour le compte de clients, l’hébergement et la conservation des Données à Caractère Personnel collectées et traitées par le client concerné.

Le Traitement de ces Données à Caractère Personnel a pour finalité particulière la fourniture de logiciels en Mode Cloud (SaaS) aux clients et utilisateurs concernés.

L’utilisateur d’un logiciel en Mode Cloud devra mettre à disposition d’ID SOFT ses instructions précises et détaillées en matière de Traitement des Données à Caractère Personnel. Il appartient à ce dernier de s’assurer de la légalité de son Traitement des Données à Caractère Personnel.

DANS LE CADRE DE CETTE ACTIVITÉ, ID SOFT NE POURRA UTILISER LES DONNÉES A CARACTÈRE PERSONNEL TRAITÉES POUR LE COMPTE D’UN CLIENT D’UN LOGICIEL EN MODE CLOUD POUR TOUT AUTRE FINALITÉ QUE LA FOURNITURE DUDIT LOGICIEL ET/OU DES SERVICES ANNEXES EN MODE CLOUD, ET NOTAMMENT NE POURRA, DE QUELQUE SORTE QUE CE SOIT, UTILISER CES DONNES A D’AUTRES FINS QUE CELLE SUSMENTIONNÉE.

• Dans le cadre de cette finalité, en sa qualité de Sous-Traitant, IDSOFT s’engage spécifiquement à :
  traiter les Données à Caractère Personnel de l’utilisateur du logiciel en Mode Cloud uniquement pour les seules finalités de l’utilisation du logiciel en Mode Cloud ; et en conséquence à ne pas réutiliser, céder, mettre à disposition, permettre ou faciliter l’utilisation par des tiers des Données à Caractère Personnel en dehors des hypothèses prévues avec ledit client ou de celles prévues par la réglementation applicable, sauf autorisation préalable de l’utilisateur concerné ;
• traiter les Données à Caractère Personnel conformément aux instructions documentées du client concerné, en sa qualité de Responsable du Traitement, et transmises par écrites, par ce dernier ;
• garantir la confidentialité des Données à Caractère Personnel traitées pour le compte du client concerné conformément aux présentes ;
• prendre toute mesure technique, logistique et/ou d’organisation, et adopter toute procédure nécessaire pour assurer la protection des Données à Caractère Personnel contre l’altération, la destruction, la diffusion et/ou l’accès non autorisé, ainsi que contre tout Traitement illicite ou non autorisé conformément aux présentes ;
• informer par écrit, dans les meilleurs délais, le client concerné de toute demande contraignante de communication de Données à Caractère Personnel émanant d’une autorité ;
• s’assurer du respect de la réglementation applicable en matière de Données à Caractère Personnel par tout sous-traitant auquel il aurait sous-traité une prestation pour le compte du client concerné ;
• aider, dans la mesure du possible, le client concerné à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des Personnes Concernées ; étant précisé que dans l’hypothèse où ID SOFT serait directement contactée par des Personnes Concernées, ID SOFT adressera, dans les meilleurs délais, ses demandes au client concerné ; et
• supprimer, au terme de la fourniture du logiciel ID SOFT et/ou de ses services connexes en Mode Cloud, toutes Données à Caractère Personnel de ses serveurs, conformément aux présentes.

ID SOFT notifiera au client concerné toute violation avérée ou suspectée de Données à Caractère Personnel dans un délai maximal de quarante-huit (48) heures à compter du moment où il en a connaissance.

Registre du traitement des données à caractère personnel

ID SOFT s’engage à tenir un registre des activités de Traitement, sous sa responsabilité, mentionnant l’ensemble des informations prévues par les dispositions de l’article 30 du RGPD.
Coopération avec l’autorité de contrôle

ID SOFT s’engage à coopérer avec la CNIL, à la demande de celle-ci, dans l’exécution de ses missions.

Utilisation de cookies

Lors de la consultation du Site Internet, des cookies sont susceptibles d’être déposés sur le disque dur du terminal de l’utilisateur. Un cookie est un fichier texte ayant pour but de collecter des informations relatives à la navigation et à l’identification de l’utilisateur.

La durée maximale de conservation des cookies implantés par ID SOFT est de douze (12) mois. L’utilisateur du Site Internet dispose à tout moment de la possibilité de s’opposer à l’utilisation de ces cookies en configurant de manière appropriée son logiciel de navigation.

Responsable du traitement des données à caractère personnel au sein de la société

Le Responsable du Traitement des Données à Caractère Personnel au sein d’IDSOFT est Mme Marianne SCHWAL, Service juridique de la société IDSOFT.

LA PRÉSENTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ PEUT A TOUT MOMENT ÊTRE MODIFIÉE PAR ID SOFT, SANS INFORMATION PRÉALABLE DES UTILISATEURS. IL EST DONC RECOMMANDE DE CONSULTER RÉGULIEREMENT LA PRÉSENTE POLITIQUE SUR LE SITE INTERNET.
POUR TOUTE AUTRE INFORMATION SUR LA PROTECTION DES DONNÉES A CARACTÈRE PERSONNEL, TOUTE PERSONNE PEUT CONSULTER LE SITE DE LA CNIL : www.cnil.fr.